Der Aufbau des Briefes

Welche Anrede? Geht es um Ränge, um Adels-, Ehren- und Amtstitel, so hilft nur eins: In einem zuverlässigen Buch nachschlagen! Wer weiß schon in allen Einzelheiten auswendig, wie man Vertreter von Bundes- und Länderbehörden, kirchliche Würdenträger, Angehörige des Adels, Lehrkräfte an Universitäten und Schulen, Führungskräfte der Wirtschaft oder der Bundeswehr korrekt anredet, was anders oder nicht anders ist, wenn Frauen solche Titel tragen, welche Regeln bei Ausländern gelten? Falls Sie nicht ständig solche Aufgaben erfüllen müssen, belasten Sie Ihr Gedächtnis damit nicht!

Handelt es sich um Menschen, so wählen Sie am besten immer die einfachste und natürlichste Form. „Sehr geehrte Damen und Herren““ ist ausreichend. Sollten sie einen direkten Ansprechpartner haben, bitte verwenden sie auch diesen Namen „sehr verehrte Frau Müller“, denn erstens kann ihr Schreiben besser zugeordnet werden (Zuständigkeit) und zweitens ist eine persönliche Anrede immer besser für den ersten Eindruck.

Ausnahme: Sie wissen genau, dass Ihr Briefpartner oder Ihre Briefpartei auf eine bestimmte förmliche, vielleicht veraltete Form großen Wert legt oder auch benutzt. Dann wäre es töricht, ihn mit einer anderen Anrede zu verärgern.

Der erst Satz :
Der Werbetexter sagen immer, wer sich beim ersten Satz langweilt der liest keinen zweiten – deshalb wird in der Werbung immer daran gedacht den erstes Satz zum Gewinn zu machen. Diesen Anspruch müssen sie nicht erfüllen. Bei "Behördlichen Schreiben" ist es meist ausreichend wenn im ersten Satz auf den Vorgang oder ein vorheriges Schreiben Bezug genommen wird.Gleichwohl sollte der erste Satz auch keine langweiel verbreiten.

Beispiele:
- Sehr geehrte Damen und Herren, bezugnehmend auf den Schriftwechsel bezüglich des Schreibens vom 31.12.2009
- habe ich ihre Mahnung am 21.12.2009 freudig erhalten.

So ist der erste Satz bei behördlichen Schreiben meist schnell gefunden. Sollten sie dennoch Probleme beim ersten Satz haben, beginnen sie schlicht und direkt mit der Sache!

Beispiel: „Am 22.12.2007 bekam ich folgendes Schreiben von meinem Nachbarn... „


Wie dann weiter: Der erst Satz ist gefunden und dann – sie müssen jetzt überleiten, aber wie? Entgegen allem, was wir gelernt haben ist die beste Überleitung bei behördlichen Schreiben gar keine. Wenn Sie mit einem Sachverhalt fertig sind, beginnen Sie einfach mit dem nächsten! Entweder Sie reihen die Themen, die Sie ansprechen wollen, in chronologischer Reiherfolge oder sie setzten sie einfach hintereinander, auch wenn sie nichts miteinander zu tun Denn Überleitungen werden meistens nicht gebraucht.

Traditionell untergliedern sich Briefe in einen Einleitungsteil, einen Hauptteil und eine Schlußsatz, selbst dies ist nicht zwingend und nur als Vorschlag anzusehen.